Il n’est pas rare que l’on ait besoin de questionner les membres de toute sa famille ou ses amis dans le cadre de l’organisation d’une fête, que l’on veuille créer un quiz pour ses élèves, ou que l’on veuille réaliser une enquête auprès des visiteurs de son site Web ou de son Blog. Avec Office 365, de telles enquêtes ou quiz peuvent être réalisés très simplement, en quelques clics, puis être publiés en ligne instantanément. Les résultats sont ensuite directement intégrés dans un tableau Excel que vous pourrez filtrer et analyser et sur lequel vous pourrez réaliser toutes sortes de statistiques.

A/ Accéder aux questionnaires en ligne

Pour accéder le plus rapidement possible à l’assistant de création de questionnaires en ligne, connectez-vous sur votre disque SkyDrive grâce au Microsoft ID de votre compte Office 365. Déployez le menu Créer et sélectionnez « Enquête Excel ».

Saisissez le nom de votre futur questionnaire, ou plus exactement le nom du fichier Excel qui accueillera les résultats. Cliquez sur Créer. L’assistant de création du questionnaire va alors démarrer sous Excel Web App.

B/ Définir le titre du questionnaire

La toute première étape de cet assistant consiste à saisir un titre d’enquête en cliquant sur la ligne « Veuillez entrer un titre pour votre enquête », ainsi qu’un descriptif présentant l’objectif du questionnaire en cliquant sur la ligne « Veuillez entrer une description pour votre enquête ici ».

C/ Créer une question

Cliquez ensuite sur « Veuillez entrer votre première question ». Une bulle de saisie s’affiche à l’écran qui vous permettra de saisir le libellé et de définir le type de réponse attendue.

Commencez par saisir la question en remplissant le champ Question, puis saisissez un complément d’information à l’aide de la section « Sous-titre de la question ».

Utilisez ensuite le menu « Type de réponse » pour spécifier si l’utilisateur devra saisir un texte libre (option Texte ou Texte de paragraphe), saisir un nombre ou un montant (option Nombre), saisir des informations temporelles (option Date ou Heure), répondre par Oui ou Non (option Oui/Non) ou choisir parmi une liste de réponses prédéterminées (option Choix).
Le plus fréquemment, on sélectionnera l’option « Choix ».

Éditez alors le champ Choix, en saisissant une réponse possible par ligne (utilisez la combinaison SHIFT+ENTREE pour passer à la ligne). N’oubliez pas non plus de préciser si cette question est obligatoire (cochez la case Nécessaire) ou optionnelle (laissez la case décochée). Il est aussi possible de préciser une réponse par défaut. Cliquez sur Terminer pour valider la question.

D/ Ajouter des champs d’identité

L’enquête peut comporter un nombre quasi illimité de questions. Pour que votre étude soit plus facilement exploitable, n’oubliez d’ajouter des questions permettant à l’utilisateur de saisir son Nom et Prénom ainsi que son adresse email par exemple. Vous pouvez également lui demander de préciser son âge.

E/ Publier l’enquête

Il ne reste plus qu’à publier l’enquête. Cliquez sur Partager l’enquête. Cette opération déclenche la sauvegarde de vos questions, la préparation du fichier XLS de réponses et l’apparition d’une fenêtre de création de lien.

Cliquez sur Créer. Un lien de partage est alors généré. Ce lien étant complexe et long, pensez à créer sur le bouton Raccourcir pour en obtenir une version abrégée plus facile à partager. Cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Copier. Puis cliquez sur Terminer.

F/ Ce que les utilisateurs vont voir à l’écran

Il ne reste plus qu’à diffuser votre enquête grâce au lien généré et copié à l’étape précédente. Vous êtes libre de choisir le moyen de propagation. Vous pouvez, par exemple, envoyer ce lien par email à des contacts, le publier sur votre mur Facebook ou votre fil Twitter ou encore placer ce lien sur votre Blog ou votre site personnel.

Lorsqu’un utilisateur cliquera sur le lien publié, le questionnaire s’affichera automatiquement sur son navigateur Web.

G/ Des résultats sauvés sous forme de tableau Excel

Les résultats de l’enquête sont automatiquement regroupés dans un fichier Excel. Bien évidemment il est possible d’ouvrir ce document directement depuis un navigateur Web via SkyDrive et Excel Web App. Cela permet notamment d’éditer l’enquête et de corriger ou de compléter les questions à l’aide du menu Enquête.

Mais il est encore plus intéressant de profiter de toute la richesse de votre abonnement Office 365 en chargeant le fichier de résultats sous Excel 2013. Vous pourrez alors utiliser les nombreuses fonctions de filtrage et de statistiques pour analyser les réponses efficacement ou générer des graphiques parlants.

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